Aktenablage nach dem Chaosprinzip ?

By | Freitag, 4. Oktober 2013
Altablage

Papiere hier – Papiere dort – Papiere überall !

Das optimale Ablagesystem sollte doch etwas anders aussehen wie es auf dem Bild zu sehen ist.

Aber welches der vielen unterschiedlichen Ablagesysteme ist das Optimale ?

Auf diese Frage gibt es keine „Standardantwort“ da jedes Ablagesystem seine Vor- und Nachteile hat und jeder Anwender andere Anforderungen an sein Ablagesystem stellt.

Welche Arten von Ablagesystemen gibt es ?

Für welches Ablagesystem man sich entscheidet hängt von verschiedenen Faktoren ab :

  • sollen die einzelnen Blätter gelocht oder ungelocht abgelegt werden ?
  • wie stark (in cm) durchschnittlich sind die einzelnen Vorgänge ?
  • wie häufig habe ich Zugriff auf die Vorgänge (aktuelle Ablage oder Altablage) ?
  • wie aufwendig ist die Handhabung und wie übersichtlich ist das Ablagesystem ?
  • wieviel Platz benötigt das Ablagesystem und wieviel Platz ist vorhanden ?
  • welche Kosten verursacht das Ablagesystem pro laufenden Meter ?
Also kurz auf einen Nenner gebracht die Effizienz (Handhabung, Übersichtlichkeit und Kosten) sollte ausschlaggebend sein für welches Ablagesystem wir uns entscheiden.

Alle Ablagesysteme von A – Z

  • Archivboxen (Archivschachteln) : gibt es aus einfacher Wellpappe oder aus grauer und schwarzer Hartpappe. Es gibt sie in vielen verschiedenen Größen wie z.b. für 1 oder 2 Ordnerinhalte, EDV-Papier oder Hängeregistraturhefter die man links und rechts einhängen kann. Die meisten Anwender verwenden sie jedoch für die Altablage mit deutlich weniger Zugriffszahlen.
  • Einstellmappen (mit oder ohne Abheftmechanik) : aus farbigem Manilakarton mit Colorleiste auf der Vorderseite. Die Einstellmappen werden in Stehsammlern aus Hartpappe oder Kunststoff gelagert. Sie eignen sich vor allem für dünne Einzelvorgänge mit gelochten oder ungelochten Papier.
  • Ordner : aus schwarzer Hartpappe für gelochtes Papier. Die Aktenordner eignen sich für die Archivierung genauso wie für die aktuellen Vorgänge direkt am Arbeitsplatz.
  • Pendelregistraturen (mit oder ohne Abheftmechanik): aus Natron- oder Manilakarton für gelochte oder ungelochtes Papier. Der Mittelpunkt einer jeden Pendelregistratur ist die sogenannte Pendelstange an der die Pendelhefter nebeneinander aufgeghängt werden. Die Pendelregistratur eignet sich für die Archivierung von Altakten genauso wie für die aktuellen Vorgänge direkt am Arbeitsplatz. Die Pendelstangen können nachträglich ohne großen Aufwand in Aktenschränke und Stahlregale eingebaut werden.

Pendelregistraturen
 

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